Делегируйте проект подрядчикам
В сфере btl каждый хоть раз, но сталкивался с ситуацией, когда проект приходилось реализовать с помощью подрядчиков.
К вопросу стоит подходить ответственно, начиная с грамотного делегирования задачи. У подрядчика не должно остаться открытых вопросов после ТЗ, убедитесь, что задача ясна и не возникнет трудностей ее реализовать. Вам четко должны дать ответ, что работа «по плечу» и подрядчик готов закрыть Ваш вопрос без сомнения. До обсуждения сметы Вы должны убедиться, что аналогичный опыт реализации такой сложности проектов у коллег уже был. В идеале запросить отчеты с ранее проведенных ими проектов, портфолио или прямые доказательства того, что даст прямую наводку о том, что подрядчик не подведет.
В завершении обсуждения деталей и согласования работы следует подписать договор, где обязательно учесть все нюансы и детали.
Подготовка к проекту
В данном сотрудничестве для подрядчика Вы выступаете в роли клиента. Строить работу следует так, чтобы у Вас на случай форс-мажоров был запас времени для его решения, без вреда для Вашего клиента. Если клиент обязывает сроки заготовки промо материала к определенной дате, то правильно будет договориться с подрядчиком заблаговременно. Если пойдёт не по плану процесс, то всегда можно подстраховаться запасным днем.
Частой ошибкой является факт отсутствия контроля над ситуацией. Когда слепо передан проект и забыт с концами до наступления дня старта. Такая ошибка может оказаться плачевной для Вас, когда ситуация выйдет из контроля перед клиентом и пропадёт возможность решить вопрос оперативно.
В самом начале рекомендуем выстроить цепочку отчетов и обратной связи. Согласовать план действий пошагово, выстроить дед-лайны по подготовке. Например, закупить промо материал к вторнику, подобрать персонал к четвергу, провести кастинг в пятницу и далее. В таком случае Вы будете полностью владеть информацией перед своим клиентом и его вопросы не заставят Вас в расплох.
К нам часто обращаются другие агентства за помощью в реализации проекта. С нашей стороны выделяется ответственный менеджер по работе с клиентом, координатор проекта и в некоторых случаях супервайзер. Зависит от масштаба проекта, в некоторых случаях сотрудников может быть больше для того, чтобы точно все прошло гладко. Перед клиентами мы честны. Например, мы понимаем, что проект вне наших возможностей и заказ не нашей сферы работы. Всегда об этом скажем сразу и порекомендуем опытных конкурентов.
В ходе работы мы устанавливаем дедлайны и формат отчетов. Заблаговременно готовим решения ситуаций, чтобы не случилось форс-мажоров. На точку от нас выезжает ответственный супервайзер для дополнительной помощи на локации.
Часто после успешно реализованного проекта, клиент получает не только ответственного подрядчика в лице нашей команды, но и бизнес-партнера, с которым любой проект по плечу!
